Adminisztráció

(Az alábbi cikk témafelvetései már megvalósulni látszanak a világban!)

Ebben a jogi világban rengeteget kell adminisztrálni. Hogyan lehet az iskolákban ezt a kezelni? Számba véve egy iskolában gyakran előforduló, tipizálható feladatokat úgy gondolom - és a világ is ebbe az irányba halad - , hogy az iskolai munkát számítógépesíteni kell, szoftverekkel kell és lehet segíteni. Nézzük melyek azok a leggyakoribb feladatok, amelyekben az informatika az iskolai adminisztráció munkáját nagyban segítheti.

  • Beiratkozás, névsorok, tanulónyilvántartás - Ebben a körben van több olyan fejlesztés, amely kötelezően előírja hogy bizonyos fajta adatgyűjtést csakis a fenntartó által meghirdetett alkalmazásban lehet elvégezni. Ehhez általában  gyors internethozzáférés szükséges. Mivel több olyan, egymástól különálló informatikai rendszert kell használni, ahol a diákoknak a névsorát kell használni, és ezek a rendszerek nem mindig ugyanazokat az adatokat kérik, ezért célszerű egy iskolában egy "törzsadatbázist" létrehozni, amelyben a mindenkori adatvátozások itt vannak átvezetve és ebből a törzsadatbázisból exportálva az adatokat át lehet vinni más rendszerekbe. Mivel a nagy, országos rendszerek az adatok importját gyakran nem teszik lehetővé, ezért a törzsrendszer létrehozójának kell biztosítani a megfelelő formátumú, lehetőleg elektronikus exportot.
  • Haladási és osztályozási napló - A piacon több alkalmazás van, amely képes ezt a problémahalmazt lekezelni. Magyarországon az eKréta az éllam által preferált szoftver. Elég jó. A tanárok elvileg rákényszerülnek az osztályzásra, az osztályzatok beírására, az osztályfőnökök a hiányzások adminisztrálására, a vezetés naprakészen tudja ellenőrizni bármikor az adminisztrációt. Megfelelő szoftver használata esetén a szülőknek értesítő levél is nyomtatható, a félévi értesítők és év végi bizonyítványok is nyomtathatók. A sikeres bevezetés teljes egészében ki tudja váltani a papír alapú naplót. Az alkalmazást ki lehet bővíteni a diákok előmenetelének szülői ellenőrzésére, a házi feladatok és általában az elvégzett tananyag megjelenítésére, az iskolai ebéd, vagy akármilyen befizetés adminisztrálására is... Mi szükséges a bevezetéséhez?
    • Szükséges, hogy a tanároknak álljon rendelkezésére megfelelő számú és mennyiségű informatikai eszköz az adminisztráció végzésére, akár otthonról is.
    • Szükséges a tanárok betanítása és állandóan elérhető támogató biztosítása, akihez ügyes-bajos dolgukkal fordulhatnak.
    • Megfelelően elő kell készíteni a törzsadatokat és időben felvinni a rendszerbe azokat
  • Tantárgyfelosztás elkészítése - főleg szakmai iskolákban, de nagyobb közismereti oktatást végző iskolákban gondot okozhat az érvényes tantárgyfelosztás megalkotása, annak pedagógiai, és szakmai, létszám, túlóra és egyéb szempontok figyelembevételével. A kiindulási adatok:
    • Az osztályok milyen osztálytapusba tartoznak, ott melyik évfolyamon, milyen órák vannak, hány óra.
    • Milyen tantárgyak és melyik tanár melyik tantárgyat taníthatja.

Az alapadatok alapján a a területvezetők megadják, hogy melyik tanár, milyen tantárgyat taníthat. Az óraszámokat, a terhelést összesíti a szoftver és ennek alapján kiderülnek a megfelelő óraszámok is. Az automatikus tantárgyfelosztást készítő szoftver a felmenő tantárgyakat rendeli hozzá a tanárokhoz, míg a többi tárgyat az igények alapján adja meg. Az elkészült tantárgyfelosztást utólag módosítani lehetne kézzel is.

  • Órarendkészítés - Ennek a szoftvertípusnak már nagy hagyománya van. Nagy iskolákban a tantárgyfelosztás begépelése jelenti az órarend elkészítésének nagy részét, ezért az órarend elkészítésének időtartama sokszor nem rövidebb, mint a hagyományos kézi módszerekkel, de ennek a módszernek utolérhetetlen előnye, hogy több generációnyi órarend készíthető. A paremfelételek változtatásával, más és más órarendek jöhetnek ki. A tanári, az osztály és terem órarendek pillanatok alatt kinyomtathatók és átadhatók. Ideiglenes órarendek elkészíthetők gyorsan. Az eredmény az iskolai weblapon megjeleníthető.
  • A hagyományos raktárkészlet, könyvelés, munkaügyi adatok nyilvántartása, adó területek természetesen nem mehetnek informatikai rendszerek nélkül.
  • Kapcsolattartás az iskola részlegei között emailen, vagy más azonnali üzenetküldő rendszeren keresztül
  • Célszerű és ma már bevett gyakorlat, hogy nyilvános közösségi hálókon szerveznek iskolák csoportokat és ezen keresztül üzennek egymásnak. Ezek a felületek azonban nem tekinthetők az iskola hiv atalos felületeinek!
  • Iskolai honlap

A majdnem papír nélküli iskola elég jó cél sok szempontból.

A fenti rendszerek bevezetéséhez, és kezeléséhez kell persze akarat, pénz, idő, és a munkaerő megfelelő felkészítése is.